Корпоративная почта на своём домене и Outlook

Разделите ящик и приложение

Установка Outlook сама по себе не создаёт почту на вашем домене. Нужен провайдер, который хранит письма и обслуживает отправку и приём. Outlook может подключать разные типы аккаунтов; возможности зависят от провайдера, подписки и версии приложения.

Инструкция Microsoft по ссылке ниже относится к Windows. На Mac и в разных версиях Outlook путь настройки отличается: сверяйте инструкцию с вашей системой. IMAP обычно синхронизирует почту, а календарь, контакты и общие ящики требуют отдельной проверки поддержки.

Официальный источник: Microsoft · Outlook

Определите адреса и доступ сотрудников

Личный рабочий адрес сотрудника и общий info@ решают разные задачи. Выберите, какие адреса должны быть отдельными ящиками, какие — дополнительными адресами, а какие — общими ящиками с доступом команды. Дополнительный адрес не обязательно имеет отдельное хранилище и вход.

Запишите число сотрудников, необходимый объём архива, правила выдачи и отзыва доступа. Для общих адресов предпочтительнее предусмотренный провайдером совместный доступ, а не один пароль для всей команды. Проверьте стоимость нужных функций до оформления тарифа.

Подключите Outlook и проверьте результат

• Получите адрес входа и инструкцию у выбранного почтового провайдера.
• Добавьте аккаунт через поддерживаемый способ авторизации. Пароль вводится в приложении или на странице провайдера, а не в заявке на сайте.
• Если нужна ручная настройка, используйте серверы, порты и защиту соединения из инструкции провайдера.
• Отправьте письмо на внешний адрес и ответьте на него. Проверьте папку отправленных, вложения, поиск и синхронизацию на втором устройстве.
• Отдельно проверьте календарь, контакты и общий ящик, если они входят в ваш сценарий.

Переносите архив до переключения почты

Сначала составьте список ящиков и папок, включая отправленные письма и локальные архивы Outlook. Сделайте проверяемую резервную копию и оцените объём данных. Создайте новые ящики, выполните первоначальное копирование и сравните папки и количество писем.

MX переключайте, когда новая сторона готова принимать почту. После переключения повторите синхронизацию писем, поступивших на старый сервис во время перехода. Старые аккаунты и профиль Outlook сохраняйте до проверки архива; срок совместной работы согласуется заранее.

Что проверить в DNS и при передаче

Новый провайдер выдаёт MX и записи для подтверждения домена и аутентификации отправки. SPF, DKIM и DMARC настраиваются с учётом всех сервисов, отправляющих от вашего имени, включая CRM. Без проверки этого списка можно нарушить доставку существующих писем.

• Входящая и исходящая почта проходят проверку на внешних адресах.
• Все нужные папки, архивы и общие адреса доступны.
• Доступами и продлением управляет бизнес, а условия поддержки записаны.
• Определён порядок отключения старой услуги и восстановления данных.